Frank Astor
Zwei Jahre lang liefen Google-Alerts in einem Outlook-Ordner auf: 700 E-Mails mit tausenden Links auf Veranstaltungen, die nie jemand ausgewertet hat. Daraus ist an einem Tag eine bewertete Liste mit 606 passenden Veranstaltern geworden, 395 davon mit einer E-Mail-Adresse, die sich direkt anschreiben lässt.
Die Ausgangslage
Frank Astor ist Keynote-Speaker und Unternehmercoach. Seine Vorträge produziert er gemeinsam mit seiner Frau als komplette Bühnenshow, mit Roboter, Musik und eigener Dramaturgie. Der Markt für Live-Vorträge ist massiv eingebrochen, und deshalb sucht er Wege, Veranstalter schon zu erreichen, bevor die ihr nächstes Event planen.
Sein größtes ungenutztes Asset lag in einem Outlook-Ordner. Seit zwei Jahren sammelte Frank dort Google-Alerts zu Begriffen wie Firmenevent, KI-Veranstaltung und Digitalisierung. 700 E-Mails, in jeder drei bis sieben Links auf Veranstaltungen. Hinter jeder Meldung steckt ein möglicher Auftraggeber, aber um an ihn heranzukommen, müsste jemand jeden einzelnen Link öffnen, den echten Veranstalter vom berichtenden Magazin unterscheiden und die Kontaktdaten aus dem Impressum holen. Diese Arbeit hat nie jemand gemacht.
Was wir gebaut haben
Frank hat die 700 Mails aus Outlook exportiert und geschickt. Einen Tag später stand ein Prototyp mit eigenem Login: Die Plattform liest die Alerts ein, folgt den Links, erkennt den Veranstalter hinter der Meldung und trägt Website, E-Mail-Adresse und, wo auffindbar, den Ansprechpartner zusammen. Magazine, Aggregatoren und Universitäten fallen dabei automatisch heraus, weil sie als Auftraggeber nicht infrage kommen.
Die Bewertungslogik stammt aus Franks eigener Website: Passt das Thema, ist es eine wiederkehrende Veranstaltungsreihe, ist der Veranstalter überhaupt in der Größenordnung, in der ein Speaker-Honorar bezahlt wird. Daraus entsteht ein Score und eine Einstufung von A bis D. Von 700 Alert-Mails blieben am Ende 606 Veranstalter der Kategorien A und B übrig, 395 davon mit einer E-Mail-Adresse.
„Da hätten wir händisch zwei Wochen dran gesessen.“
Frank Astor, Keynote-Speaker und Unternehmercoach
Der Prototyp im Detail
Veranstalter statt Meldungen
Das Tool folgt jedem Link in der Alert-Mail und ermittelt, wer die Veranstaltung tatsächlich ausrichtet. Magazine, die nur darüber berichten, werden aussortiert.
Bewertung von A bis D
Jeder Veranstalter bekommt einen Score aus Themenfit, Serienformat und Relevanz. Frank sieht auf einen Blick, wen er zuerst anschreiben sollte.
Kontaktdaten am Eintrag
Website, E-Mail und, wo auffindbar, der Ansprechpartner liegen direkt am Eintrag. Das Nachrecherchieren im Impressum entfällt.
Eventkalender
Eine Kalenderansicht zeigt, wann welche Veranstaltung stattfindet, farblich getrennt nach gebucht und angefragt.
Vorbereitete Anschreiben
Pro Veranstalter lässt sich eine Sequenz aus drei Anschreiben anlegen, terminiert auf Tag 0, Tag 7 und Tag 21.
Auswertung der Suchbegriffe
Der Prototyp zeigt, welche Google-Alert-Begriffe die wertvollsten Veranstalter geliefert haben und welche vor allem Rauschen produzieren.
Das Ergebnis
1 Tag
vom Erstgespräch zur fertigen Demo
2 Wochen
Handarbeit gespart
700
Alert-Mails aus zwei Jahren ausgewertet
606
qualifizierte Veranstalter
395
davon mit E-Mail-Adresse
„Ich mache gerade zwei komplett konträre Erfahrungen. Eine Agentur hat mir für ein Heidengeld ein Marketingpaket verkauft und liefert überhaupt nicht. Und du bist genau das Gegenteil.“
Frank Astor
Keynote-Speaker und Unternehmercoach